Mit gezieltem Hoteleinkauf in 7 Schritten zum optimalen Hotel-Portfolio
Übernachtungskosten haben in vielen Firmen bereits die Kosten für Flugtickets überholt. Trotzdem ist bei den meisten dieser Kostenblock nicht ausreichend gemanagt. Der Hauptgrund: diese Kosten und deren Zusammensetzung sind für den Einkauf und das Controlling meist gar nicht transparent. Hierfür wiederum gibt es unterschiedliche Gründe: Hotelbuchungen werden häufig direkt durch den einzelnen Reisenden da gebucht, wo die günstigste Rate erwartet wird. Ob durch die Niederlassung vor Ort, ein Portal der Wahl oder beim Anbieter direkt auf der Website oder telefonisch. Dadurch wird es schwer auswertbar. Hinzu kommt, dass die absoluten Beträge geringer sind als z.B. für Flugtickets - diese werden meist zentral abgerechnet und daher über das Reisebüro gebucht. Zu guter Letzt ist die Zahl der Lieferanten nahezu unüberschaubar und im Markt finden ständig Veränderungen statt.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie für Ihr Unternehmen die passenden Hotelverträge für Geschäftsreisen vorbereiten und verhandeln und worauf dabei besonders zu achten ist.
1. Wohin geht die Reise?
Das Portfolio an Hotels in Ihrem Reiseprogramm ist nur so gut wie Ihre Vorbereitung. Sammeln Sie Daten und Informationen aus Ihrem Unternehmen und werten Sie aus, in welchen Orten welches Volumen warum anfällt. Neben der Reisekostenabrechnung bieten sich auch Daten aus der Buchhaltung und dem Geschäftsreisebüro an. Plattformen wie Booking.com können ebenfalls Auswertungen liefern (z.B. anhand der Firmen-E-Mail-Adresse), selbst wenn kein Firmenkonto besteht. Auch wenn die Datenerhebung zu Beginn schwer fällt, der Aufwand lohnt sich und wird zunehmend geringer. Berücksichtigen Sie hierbei auch Sondereffekte wie Tagungen und Projekte, die keine regelmäßige Nachfrage in den Destinationen darstellen. In diesem Schritt macht sich bereits einer der Vorteile bemerkbar, wenn Hotelbuchungen über einen einheitlichen Weg getätigt werden.
2. Wie viele Vertragshotels benötigen Sie wirklich?
Wenn Sie die Zielorte kennen, können Sie im nächsten Schritt auswerten, welche Hotels genau gebucht wurden. So kann leicht festgestellt werden, ob z.B. in einem bestimmten Gebiet oder Stadtteil Übernachtungen auf weniger Hotels gebündelt werden können. Bereits dadurch sind auf relativ einfache Weise Preissenkungen verhandelbar. Dabei sind vor allem die Entfernungen und die Hotelkategorien zu beachten. Insbesondere, wenn Sie Mitarbeiter im Unternehmen haben, die unterschiedliche Bedürfnisse und Berechtigungen bzgl. der Hotelstandards haben.
3. Durch Vertragsstandards Kosten senken
Bevor Sie in Verhandlungen einsteigen, ist es ratsam, noch die Anforderungen Ihres Unternehmens zu formulieren und diese am besten in einem einheitlichen - wenn auch kurzen - Vertrag festzuhalten. Damit sind Ihre Anforderungen für das Hotel berechenbar und die Reisenden erhalten i.d.R. die Leistungen, die für sie wichtig sind. Hierzu gehört nicht nur, ob Raten WLAN, Parkplätze oder Frühstück beinhalten, sondern auch, welchen Buchungsweg sie verwenden. Ein solches Verfahren ist besonders wichtig, wenn unterschiedliche Standorte - national oder international - lokal Verhandlungen führen.
4. Verträge verhandeln oder tagesaktuelle Raten buchen?
Die Kandidaten für das Hotelprogramm stehen nun fest und es stellt sich die Frage, ob Sie für alle Häuser wirklich individuelle Verträge abschließen sollten. Grundsätzlich bestehen unterschiedliche Möglichkeiten, welche Raten genutzt werden können: öffentliche Raten (spotmarkt) inkl. spezieller Preise wie z.B. Business Tarife, Raten, die Ihr Reisebüro für seine Kunden verhandelt hat (consortia rates) oder eben individuell vereinbarte Firmenraten (corporate rates). Hier kommt Ihr Hoteleinkauf für Unternehmen ins Spiel. Mit welcher Zahl von Hotels Sie am Ende selbst verhandeln, hängt von den zu erwartenden Übernachtungsvolumen in den betreffenden Hotels ab. Je nach Marktgegebenheit empfiehlt sich bereits ab 50-100 Übernachtungen ein Gespräch mit dem Hotel. Ab einer bestimmten Anzahl von Hotels, die verhandelt werden müssen, ist der Einsatz einer Software bzw. eines Dienstleisters zu empfehlen.
5. Verfügbarkeit
Bei der Zusammenstellung des Hotelprogramms wurde u.a. festgelegt, über welchen Weg die Hotels von Ihren Mitarbeitern gebucht werden sollen. Um sicher zu stellen, dass die Reisenden bzw. Buchenden auch Zugriff auf das mühsam erstellte Hotelportfolio haben, muss deren Verfügbarkeit in den von Ihnen gewählten Buchungssystemen geprüft werden. Sollten Sie wegen des hohen Verhandlungsvolumens einen Dienstleister hinzugezogen haben, übernimmt dieser meistens auch die Qualitätssicherung der Ratenladung. Dies ist insofern wichtig, als dass Ihnen eine Top-Rate auf dem Papier in der Realität wenig Einsparungen bringt, wenn diese nur am 24.12. buchbar ist.
Für jedes Hotel, mit dem Sie einen eigenen Vertrag schließen, prüfen Sie am besten, ob eine sog. Last-Room-Availability-Rate (LRA) sinnvoll ist. Diese sind etwas teurer, aber so lange im Hotel buchbar, wie Zimmer verfügbar sind. Andernfalls kann das Hotel Ihre Vertragsrate schließen, wenn die Nachfrage steigt und mit öffentlichen Rate höhere Erträge erzielt werden können.
6. Kommunikation, Kommunikation, Kommunikation
Die besten Hotelverträge für Ihre Geschäftsreisen sind nutzlos, wenn es bei den Buchenden in Ihrem Unternehmen nicht bekannt ist. Neben der Verankerung des Hotelprogramms in den Reiserichtlinien empfehlen sich daher unterschiedliche interne Kommunikationsmaßnahmen. Hier ist der Hoteleinkauf gefragt: Reisende und Buchende sind dankbar für einfache und effiziente Buchungsprozesse, auf die Sie z.B. im Intranet oder per e-Mailings aufmerksam machen können. Unabhängig, ob es sich um ein reines Hotelbuchungstool oder ein integriertes Reisemanagementsystem handelt. Mein Tipp: Man kann in dieser Hinsicht nie genug kommunizieren.
7. Nach den Verhandlungen ist vor den Verhandlungen
Werten Sie in regelmäßigen Abständen (z.B. alle 3 Monate) die Hotelbuchungen Ihres Unternehmens aus, um mögliche Abweichungen festzustellen und während des Jahres ggf. notwendige Anpassungen vornehmen zu können. Entsprechende Reportings sind über das Hotelbuchungssystem erhältlich. Hierdurch findet nicht nur eine kontinuierliche Optimierung statt, sondern die Vorbereitungsarbeiten bei der nächsten Verhandlungsrunde reduzieren sich deutlich. Durch eine regelmäßige Beschäftigung damit, steigt automatisch auch die Datenqualität und Ihre Verhandlungsposition verbessert sich.