Das Geschäftsreisebüro (bei größeren Organisationen auch TMC – Travel Management Company genannt) ist Berater, verlängerte Werkbank und operativer Umsetzer für das Geschäftsreisemanagement in den meisten Unternehmen mit nennenswerten Reisekosten. In dieser Rolle soll das Reisebüro Unternehmen helfen, Kosten bei Geschäftsreisen zu sparen und die Qualität der Dienstleistung zu steigern. Obwohl diese Dinge offensichtlich scheinen, stelle ich immer wieder fest, dass Unternehmen in der Zusammenarbeit mit ihren Partnern Potenzial und bares Geld verschenken.
Fünf Beispiele aus der Praxis:
???? Fehler 1: Das Reisebüro ist nicht ordentlich zu der geltenden Reiseregelung informiert
Es gibt Fälle, da erhält das Reisebüro lediglich eine Zusammenfassung der wichtigsten Punkte aus der Reiserichtlinie des Unternehmens - aus Sicht des Unternehmens. Dies birgt die Gefahr, dass Aspekte, die für die Einhaltung von Prozessen und Vorgaben durch das Reisebüro wichtig sind, vernachlässigt werden. In der Praxis führt so ein Vorgehen zu regelmäßigen Abweichungen von den Reiserichtlinien (und Mehrkosten), was sich auf den ersten Blick keiner erklären kann.
???? Fehler 2: Reisende und Buchende stellen unvollständige Anfragen
In vielen Abkommen zwischen Firmen und Reisebüros wird das Reisebüro verpflichtet, für Geschäftsreiseanfragen drei mögliche Reiseoptionen anzubieten. Dies dient der bewussten Auswahl des besten Preis-/Leistungsverhältnisses durch den Buchenden. Selbst in Projekten bei großen Unternehmen (50 Mio. Reisekosten p.a. und mehr) erfahre ich in Gesprächen mit Reisebüros, dass Reisende und Buchende gar nicht informiert sind, was das Reisebüro für die sinnvolle Vorauswahl von drei Reiseoptionen benötigt. Damit steigt der Aufwand beim Reisebüro natürlich und Gebührensteigerungen stehen ins Haus.
???? Fehler 3: Standardleistungen werden „offline“, d.h. telefonisch oder per Mail gebucht
Obwohl es in den Verträgen unterschiedliche Gebühren für einzelne Buchungswege und Leistungen gibt, handelt es sich häufig um Mischkalkulationen. Die für das Reisebüro personalintensiven Telefon- und Mailbuchungen werden dabei häufig zu niedrig bepreist und von Gebühren für digitale Buchungen quersubventioniert. Unternehmen, die also selbst einfache Standardreisen „offline“ buchen, riskieren zu hohe Gestehungskosten für das Reisebüro, was in den nächsten Verhandlungen als Preiserhöhung zurück kommen kann. Eine einfache Kommunikation im Unternehmen kann auch hier spürbar Kosten sparen bei Geschäftsreisen.
???? Fehler 4: Kontakte und Dialog in das Unternehmen werden verhindert
Reisebüros haben als Dienstleister und verlängerte Werkbank direkten Kontakt mit Buchenden im Unternehmen, bei größeren Unternehmen aber auch in einzelne Länderorganisationen und Business Units. Sollten sie zumindest. Wer als Einkauf hier die Zügel zu straff hält und sich als einziges Sprachrohr sieht, riskiert ein professionelles Lieferantenmanagement. Denn um die Dienstleistung konstant verbessern zu können, sollte der Einkauf mit diesem Ziel gemeinsam mit dem Reisebüropartner innerhalb des Unternehmens den Austausch zu allen wichtigen Beteiligten und Stakeholdern fördern.
???? Fehler 5: Fehlende oder langwierige Entscheidungen
Kurz nach der ersten Arbeitsaufteilung zwischen Travel Management und Geschäftsreisebüro/TMC stehen bereits Veränderungen bei Anbietern, Verfahren oder neue rechtlichen Bestimmungen vor der Tür. Damit dann operative Prozesse nicht in Stocken geraten oder Einsparpotenziale schnellstmöglich umgesetzt werden können, benötigt ein TMC entscheidungsfähige und entscheidungsfreudige Ansprechpartner im Unternehmen. Ungeklärte Verantwortlichkeiten oder wochenlang dauernde interne Abstimmungsprozesse stören nicht nur die Reiseabläufe, sondern kosten das Unternehmen bares Geld.