Systematisch zur optimalen Lösung für Ihre Business Travel Buchungen
Wer auf Geschäftsreise geht, muss irgendwann ein Hotelzimmer, Flug- oder Bahnticket buchen. Dafür gibt es viele Möglichkeiten: telefonisch, per E-Mail oder im Internet. Und das wiederum direkt bei der Airline, dem Hotel oder über Vermittler. Eine Vielfalt, die bei Privatreisen beliebt ist ist, aber bei Business Trips schnell teuer für eine Firma werden kann. Deswegen setzen kostenbewusste Unternehmen schon lange auf einheitliche digitale Buchungslösungen: Online Booking Engines (OBE). Aber: nicht jede OBE passt für jeden und es gilt, aus dem sehr unterschiedlichen Angebot das Passende zu finden. So geht’s:
Warum überhaupt digitalisieren?
Geschäftsreisen online zu buchen, heißt Kosten zu sparen: Prozesse werden schlanker, Informationen sind dort, wo sie hingehören und Fehler bei der Buchung werden vermieden. An einer zentralen Stelle wird Reisenden und Buchenden die passende Auswahl angezeigt. Egal, ob Preise für jedermann oder eigene Vertragsraten – das System kann so konfiguriert werden, dass Vorgaben des Unternehmens mit den Bedürfnissen der Reisenden verbunden werden.
Durch die ständige Verfügbarkeit und Unabhängigkeit von Reisebüro-Öffnungszeiten sind Ihre Mitarbeitenden flexibel in der Reiseorganisation. Und stets bestens informiert: allgemeine oder spontane Hinweise können vom Reisemanagement dort platziert werden, wo sie hingehören. Ob Sicherheitshinweise für kritische Reiseländer oder Buchungstipps wie z.B. bei Mietwagenbuchungen, dass Nutzer keine zusätzlichen Versicherungen abschließen sollten. Damit verbessert sich die Kostensteuerung vor der Reise und die Einhaltung der Reiserichtlinien wird verbessert.
Los geht‘s
Egal, ob Sie ein vorhandenes Buchungssystem ablösen möchten oder ein Neues einführen. Folgende Schritte helfen Ihnen bei der Auswahl des richtigen Anbieters:
Klären Sie mit den wichtigsten Beteiligten im Unternehmen die Rahmenbedingungen und Ihre individuellen Anforderungen. Wichtige Fragen sind:
- Wo im Unternehmen soll das System zum Einsatz kommen? Hat Ihre Organisation mehrere Gesellschaften, evtl. in unterschiedlichen Ländern? Gibt es dort besondere fachliche, technische, kommerzielle oder rechtliche Anforderungen?
- Wieviel wird gereist und wie ist die zu erwartende Nutzung? Um welches Volumen geht es? Neben Umsätzen geht es insbesondere um einzelne Buchungen, sog. Transaktionen – denn diese sind Grundlage für das Preismodell, was Ihnen später angeboten wird. Arbeiten Sie bereits mit einem Reisebüro oder einer OBE, dann sollten Sie diese Information schnell erhalten.
- Welche Leistungen sollen hauptsächlich gebucht werden? Flüge? Bahntickets? Hotels und Mietwagen? Gibt es Verträge, unternehmensspezifische Abläufe oder Richtlinien, und eventuell besondere Prozesse oder Richtlinien, die in der OBE abgebildet werden müssen? Empfehlung: prüfen Sie an dieser Stelle, ob Prozesse noch vor einer Digitalisierung vereinfacht werden können. Weniger Komplexität erleichtert die Auswahl und die Implementierung wird später reibungsloser.
- Welche Schritte und Buchungstypen sollen digitalisiert werden? Nicht alles ist sinnvoll über online Buchungslösungen abbildbar (wenn zum Beispiel Reisen sehr komplex werden, Umbuchungen und Stornierungen, vertraglich vereinbarte Zusatzleistungen wie Übergepäck, etc.)
- Welche internen und externen Schnittstellen müssen berücksichtigt werden? Sollen z.B. automatisch Personalstammdaten für Reisendenprofile übergeben werden, existieren Schnittstellen zu Reisebüro-Systemen, Payment- oder Assistance-Dienstleistern, etc.?
- Wird es ein Direktvertrag mit einem Buchungstool-Anbieter oder beziehen Sie dieses über ein bzw. Ihr Geschäftsreisebüro? Einen Direktvertrag ist eher bei sehr hohen Reiseaufkommen sinnvoll. In diesem Fall müssten Sie auch separat für die Unterstützung Ihrer Buchenden im Tagesgeschäft sorgen, d.h. selbst erbringen oder diese Leistung zusätzlich bei Ihrem Reisebüro kaufen.
Denken Sie bereits am Anfang neben wichtigen Abteilungen wie IT, Datenschutz, HR, etc. auch an mögliche Power-User wie Sekretariate oder Vielbuchende, die Ihnen wertvolle Information zu fachlichen Anforderungen aus der täglichen Praxis geben können.
Legen Sie den richtigen Maßstab an: Ihren eigenen
Erkundigen Sie sich am Markt, welche Anbieter es gibt und in welchem Maß diese Ihre Anforderungen erfüllen. Hierzu bieten sich z.B. regelmäßig erscheinende Artikel von Fachzeitschriften mit Anbieterübersichten. Als Faustregel gilt: nicht mehr als 5-6 Anbieter, damit der spätere Bewertungs- und Auswahlprozess noch beherrschbar ist.
Berücksichtigen Sie möglichst auch Ihre künftigen Anforderungen der nächsten 2-3 Jahre, z.B. absehbares Unternehmenswachstum, Globalisierung, etc.), damit der Anbieter „mitwachsen“ kann. Was aus Erfahrung ebenfalls wichtig ist: nicht mit Kanonen auf Spatzen schießen. Ein zu komplexes System kann schnell Ihre Nutzer überfordern und bei Ihnen spürbaren Mehraufwand zur Erhöhung der Nutzungsrate verursachen.
In 7 Schritten zum perfect Match
Lassen Sie sich im Auswahlprozess nicht alleine von schillernden Marketingbotschaften und Nutzenversprechen leiten. Legen Sie die zuvor gesammelten Kriterien und Anforderungen als Maßstab an. Die Größe, der Marktanteil und das Werbebudget eines Anbieters sind nicht so entscheidend, wie die reibungslose Umsetzung ihrer Anforderungen. Für die eigentliche Auswahl können folgende Punkte hilfreich sein:
- Erstellen Sie auf Basis Ihrer Anforderungen nicht nur einen Anforderungskatalog, sondern legen Sie bereits vor der Angebotseinholung/Ausschreibung Auswahlkriterien und K.O-Kriterien fest. Wichtig bei den Auswahlkriterien ist, dass diese gewichtet werden (es sei denn alle Kriterien sind für Sie gleich wichtig), sich Anbieter darin unterscheiden sollten, Sie für die Kriterien bei Erfüllung durch den Anbieter einen bestimmten Mehrpreis akzeptieren würden. Übertragen Sie die Kriterien und deren Gewichtung in eine Bewertungsmatrix.
- Wenn Ihre Marktrecherche mehr als fünf bis sechs potenziellen Anbieter hervorgebracht hat, verschärfen Sie Ihre Kriterien, um auf diese Zahl (fünf bis sechs) zu kommen. So bleibt der Auswahlprozess überschaubar und Sie beschäftigen sich nur noch mit den Anbietern, die Ihre Kriterien am besten erfüllen.
- Versenden Sie die Ausschreibungsunterlagen so, dass Anbieter ausreichend Zeit für die Berechnungen haben (etwa 3-5 Wochen) und lassen Sie in den ersten 7 Tagen noch inhaltliche Rückfragen zu. Stellen Sie z.B. mittels Fragebogen sicher, dass Sie mit der Angebotsabgabe Informationen zu allen festgelegten Entscheidungskriterien vom Anbieter erhalten, damit eine spätere Bewertung sinnvoll möglich ist. Auch die Bindungsfrist (wie lange sind Anbieter an das Angebot gebunden) wählen Sie am besten so, dass Sie im Fall gescheiterter Endverhandlungen mit dem Wunschanbieter nicht wieder eine komplett neue Ausschreibung notwendig ist (bewährt haben sich mindestens 3, eher 6 Monate nach Ende der Bietfrist).
- Kommunizieren Sie bereits mit der Ausschreibung, dass alle Ausschreibungsunterlagen, eingereichte Unterlagen und Angebote automatisch Vertragsbestandteil werden. Dies reduziert fachliche Diskussionen bei den späteren Verhandlungen deutlich und beschleunigt die Implementierung.
- Im Auswahlprozess hat sich – je nach Anzahl der Angebote – ein zweistufiges Vorgehen bewährt: Die Top 3 Anbieter („Shortlisting“) gemäß Ihrer Bewertungsmatrix werden zu Angebotspräsentationen eingeladen. Besonders bei engen Zeitplänen sollten Sie diese Termine bereits mit den Ausschreibungsunterlagen als „save-the-date“ mitteilen. In den Angebotspräsentationen lassen sich dann konkretere Fragen erörtern, den Anbietern ein Feedback zum Angebot geben und – nicht zu vergessen - die Chance zu einer qualitativen oder preislichen Angebotsnachbesserung zu ermöglichen. Jeweils 2-3 Stunden sind ein angemessener Zeitraum für diese Termine.
- Für die Vergabeentscheidung – gerade, wenn diese z.B. durch die Geschäftsführung oder einen Personenkreis erfolgt, der nicht den gesamten Prozess begleitet hat – verwenden Sie eine aussagefähige Entscheidungsvorlage: neben der Ausgangssituation, dem Ausschreibungsverlauf und den Angebotspreisen kann erneut die Bewertungsmatrix gute Dienste leisten: Vor- und Nachteile einzelner Anbieter können Sie plakativ darstellen und eine Empfehlung für den Anbieter mit dem besten Preis-Leistungsverhältnis aussprechen.
- Bei den Endverhandlungen werden alle wichtigen Inhalte in einen Vertrag festgehalten und zu diesem Zeitpunkt kommen meist die Rechtsabteilungen ins Spiel. Planen Sie für diesen Abschnitt bei weniger komplexen Verträgen ca. 2-3 Wochen. Wenn in Ihrem Unternehmen mehrere Gesellschaften oder Länder im Spiel sind, kann dies auch mal 4-6 Wochen in Anspruch nehmen, bevor die Unterschriften unter dem Vertrag sind.
Gute Vorarbeit zahlt sich aus
Bevor Sie für Ihr Unternehmen ein Buchungstool anschaffen, sollten Sie die betroffenen Prozesse auf Herz und Nieren prüfen und optimieren. Eine voreilig angeschaffte Lösung hat schon so manches Unternehmen vor die Situation gestellt, dass wichtige Anforderungen und Abläufe dann doch nicht wie geplant umgesetzt werden konnten. Im besten Fall führt so etwas nur zu massiven Verzögerungen bei der Implementierung. Im schlimmsten Fall wird das Ganze ein teurer Kompromiss, der Ihnen für die notwendige interne Akzeptanz einen dauerhaft hohen Aufwand beschert.
Wenn Sie bereits mit einem oder mehreren Geschäftsreisebüros zusammenarbeiten, holen Sie diese in jedem Fall mit ins Boot: Das Reisebüro kennt Ihre Abläufe, Ihre Nachfragestruktur und Ihre Anforderungen bereits. Insbesondere, wenn Sie eine OBE inkl. Support über ein Reisebüro beziehen möchten (sog. Reseller-Vertrag).
Betrachten Sie der Bewertung nicht ausschließlich die Buchungsgebühren, sondern bewerten qualitativ auch, auf welche Quellen (Content) für Auskunft und Buchungen zugegriffen wird. Fehlen hier günstige Airline-Direktanbindungen mit Sondertarifen, machen teurere Tickets günstige Buchungsgebühren schnell wieder zunichte.
Planen Sie den Einsatz Ihrer neuen so, dass die neue Buchungsmaschine alle bisherigen Online-Kanäle (Portale, Anbieterwebseiten etc.) ersetzt. Nur bei konsequenter und einheitlicher Nutzung treten tatsächlich die gewünschten Effekte ein. Eine möglichst hohe Nutzungsrate über die gesamte Organisation sollte das Ziel sein.
