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Wie Sie in 7 Schritten mit schlauen Reiserichtlinien Ihre Reisekosten senken

Wie steht es eigentlich um die ambitionierten Ziele von 30-50% weniger Reisekosten nach Corona?

Denn so oder so ähnlich haben es ja viele Unternehmen verkündet, als während der Pandemie keiner mehr reisen durfte und die Reisekosten um 80% und mehr weggefallen sind. Und wer Reisekosten senken will, kommt früher oder später dahin, seine Reiserichtlinien für Geschäftsreisen auf den Prüfstand zu stellen. Das Ziel: den organisatorischen und rechtlichen Rahmen für Geschäftsreisen auf den neuesten Stand zu bringen und zu regeln wer, was und wie buchen, bezahlen, und abrechnen soll.

Wer sich seine Reiserichtlinien vornimmt, merkt schnell, dass es sich hierbei nicht um eine Einzelsportart handelt. Das Regelwerk befindet sich nämlich in einem ständigen Spannungsfeld zwischen Reisekosten, Nachhaltigkeit bei Geschäftsreisen, Mitarbeiterorientierung und Sicherheit des Reisenden. So kann Sparen an der falschen Stelle schnell zu Lasten der Nachhaltigkeit oder Sicherheit der Reisenden führen. Oder umgekehrt: in den letzten zwei Jahren sind die Stückkosten genau wegen Sicherheit und Nachhaltigkeit gestiegen. Was vielen noch nicht bewusst ist: Der Mengeneffekt kommt erst noch. Ein guter Zeitpunkt also, das Thema jetzt anzupacken.

Schreiben Sie schlaue Richtlinien und gehen Sie durch die 7 Schritte. Keine Geduld? Dann laden Sie sich vorab schon einmal unsere Reiserichtlinien-Checkliste herunter.

1. „Comply or Explain“

Gehen Sie nach dem Grundsatz „Comply or Explain“ vor: Lassen Sie Abweichungen grundsätzlich zu, werten diese aber aus und entwickeln Sie Ihre Richtlinien gezielt weiter. Mit diesem Vorgehen schlagen Sie zwei Fliegen mit einer Klappe: Sie stellen fest, an welcher Stelle ggfs. die Richtlinien nachjustiert werden müssen. Und Reisende werden sensibilisiert, dass Abweichungen von Reiserichtlinien auffallen. Allein durch diesen Effekt haben viele Unternehmen schon spürbar Kosten gesenkt.

2. Unnötige Bürokratie vermeiden

Verzichten Sie auf aufwändige formale Genehmigungsprozesse vor der Reise. Stattdessen erfolgt eine formlose Abstimmung zwischen Reisendem und dem Genehmiger. Hier werden die Reisegründe und zu erwartendes Kosten/Nutzen-Verhältnis abgewogen. Studien haben gezeigt, dass so gut wie keine Reise im Vorfeld abgelehnt wird. Sie schleifen 100% der Reisenden durch einen Prozess, der den Ablauf verzögert und sogar Kosten erhöhen kann: wenn drei Tage bis zur Genehmigung vergehen, ist der günstigere Flugpreis weg.

3. Können Sie etwas empfehlen?

Sprechen Sie in Ihren Reiserichtlinien Empfehlungen für Verkehrsmittel und Anbieter bei bestimmten Reisedauern bzw. Strecken aus. Wann bietet sich Zug, Flug, oder Auto an? Wann Mietwagen, Dienstwagen, oder Poolfahrzeug? Dies ist auch abhängig von der Zahl gemeinsam reisender Personen. Wo zumutbar und sicher, sollte statt Taxi auch der ÖPNV genutzt werden. Fahrten mit dem Privat-PKW sollten vermieden werden – dies ist meist die teuerste Variante.

4. Wer kennt sich aus?

Überlassen Sie die Buchung komplexer Trips und Fernreisen lieber den Fachleuten im Reisebüro. Online planen, offline buchen: gerade bei Fernstrecken sind noch spürbare Preisoptimierungen möglich, die die Reisebürogebühr mehr als rechtfertigen. Achten Sie daher beim Geschäftsreisebüro auch weniger auf die Gebühren als auf die sehr viel höheren Einsparungen, die eine vernünftige Beratung bringt.

5. Der richtige Mix für die richtigen Preise

Für Städte und Flugstrecken mit hohem punktuellen Aufkommen empfehlen sich Verträge mit bevorzugten Airlines, Mietwagen und Hotels. Bei stark verteiltem Bedarf wie z.B. bei wechselndem Projektgeschäft sind Preis- und Ratenlimits ratsam. Im Übrigen können solche Limits auch zusätzlich zu vorgegebenen Buchungsklassen und Hotel- bzw. Mietwagenkategorien sinnvoll sein. Doch Vorsicht: nicht zu pauschal und nicht zu kleinteilig. München und San Francisco ist teurer als die Lüneburger Heide. Aber ein Katalog mit 20 Seiten Ratenlimits führt auch zu nichts, denn die Märkte bewegen sich und die Limits müssen von Zeit zu Zeit geprüft und in Ihren Buchungssystemen hinterlegt werden.

6. Kombiniere, kombiniere

Bei Mittel- und Langstrecken-Reisen können z.B. auch mehrere Reiseanlässe verbunden werden. Dadurch verlängert sich möglicherweise die Reise. Die Flug- bzw. Fahrtkosten fallen aber seltener an. Auch dies lässt sich in den Reiserichtlinien für Geschäftsreisen sinnvoll regeln.

7. Weniger auf Achse geht

Eine Geschäftsreise ist eine Investition, die sich für das Unternehmen rentieren sollte. Daher bietet sich gerade in der formlosen Abstimmung vor der Reise die gemeinsame Prüfung an, was wirklich sein muss. Besonders, wenn mehrere Personen zum gleichen Meeting reisen. Denn: die Umsetzung und Einhaltung der Reiserichtlinien ist eine Führungsaufgabe. So profan es klingen mag: reduzieren Sie Reisen! Das schont den Geldbeutel und die Umwelt gleichzeitig.

Zu guter Letzt: Reiserichtlinien leben!

Von Zeit zu Zeit ändern sich die Rahmenbedingungen. Egal, ob es das wirtschaftliche Umfeld ist, rechtliche Bestimmungen oder neue Mobilitätsformen kommen ins Spiel. Mit einem regelmäßigen Check und der einen oder anderen Anpassung stellen Sie sicher, dass Ihr Regelwerk immer up-to-date ist.

Nicht vergessen: Reisekostenrichtlinien werden schlank und leicht lesbar, wenn nur die wirklich wichtigen Dinge geregelt werden. Alles, was später nicht gemessen oder anderweitig benötigt wird, kann ausbleiben.

Und damit Sie Ihre neue Reiserichtlinie für Geschäftsreisen noch einfacher erstellen können, haben wir eine Checkliste für Sie vorbereitet, die Sie mit bewährten Schritten zum Ziel führt:

Der Autor

Timo Darr

Timo Darr

Timo Darr ist Gründer und Inhaber von darr mobility concepts.

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