Sicherheit auf Geschäftsreisen ist für Reisende und Travel Manager ein zunehmend wichtiges Thema
„Erstens kommt es anders, und zweitens, als man denkt“. Dieses Sprichwort gewinnt in den letzten Monaten und Jahren immer mehr an Bedeutung vor allem für Geschäftsreisende. Egal, ob Zika-Virus, Smog in Singapur oder terroristische Akte, die mittlerweile auch in Gebieten anzutreffen sind, die bisher als sicher galten. Es gibt immer mehr nicht planbare Einflüsse, die den Ablauf einer Geschäftsreise massiv beeinträchtigen können. Die Umleitung eines Flugs aufgrund von Wetterbedingungen ist hier noch der unkritischste Fall.
Umso wichtiger ist es daher, dass jeder, der eine Reise tut, Zugang zu möglichst umfassender Information erhält. Denn wenn eine ungeplante oder gar kritische Situation eintritt, ist es meist zu spät, entsprechende Recherchen anzustellen oder sich über mögliche Handlungsoptionen klar zu werden.
Trotz der zunehmenden Zahl von Zwischenfällen auf Geschäftsreisen hat immer noch fast ein Drittel der Reisenden keinen zentralen Ansprechpartner für Notfälle oder kennt keine Notrufnummer. Und die Zahl ratloser Reisenden ist im Vergleich zu den vergangenen Jahren gestiegen. Denn nur knapp über die Hälfte der Unternehmen betreibt ein professionelles Risikomanagement (Quelle: Deutscher Reiseverband).
Ziel muss es aber sein, für Geschäftsreisende eine sichere und reibungslose Durchführung ihrer Reise zu gewährleisten. Hierzu gehört, dass dem Reisenden ausreichend Information über die Destination und das Land sowie zu Einreise- und Gesundheitsbestimmungen zugänglich gemacht werden. Das Unternehmen wiederum benötigt zu jedem Zeitpunkt die Möglichkeit, den Reisenden im Ernstfall zu lokalisieren und kontaktieren.
Eine wichtige Vorsorgemaßnahme ist die Speicherung relevanter Kontaktdaten der Reisenden z.B. in Traveller Profiles und das Einhalten einheitlicher Buchungsprozesse im Unternehmen. So gelingt nicht nur die schnelle Lokalisierung im Ernstfall, sondern es können z.B. zielgebietsspezifische Informationen, Warn- und Verhaltenshinweise zu einem sehr frühen Zeitpunkt für alle Reisende zentral und tagesaktuell bereitgestellt werden. Für Reisen in Länder mit höherem Sicherheitsrisiko empfehlen sich darüber hinaus auch gesonderte Unterweisungen.
Ein professionelles Risikomanagement ist mit Kosten verbunden und in Zeiten von Sparprogrammen oftmals eine Herausforderung für Unternehmen. Allerdings sollte die Sicherheit von Mitarbeitern auf Geschäftsreisen weder als Komfortfrage noch Luxus gesehen werden.