Die meisten Unternehmen in Deutschland mit einem nennenswerten Reisevolumen setzen mittlerweile Firmen-Kreditkarten für die Bezahlung ein. Besonders für Flugtickets und Bahnfahrkarten ist der Einsatz verbreitet bzw. schon Standard. In den letzten Jahren finden auch virtuelle Kreditkarten ihren Weg in Unternehmen und springen bei Dienstleistungen ein, wo unternehmensbezogene Karten an Grenzen stoßen. In diesem Blogartikel beschäftige ich mich nur mit den Karten, die auf ein Unternehmen ausgestellt sind - die unterschiedlichen Arten von Kreditkarten und deren typische Einsatzgebiete werde ich in einem separaten Blogartikel behandeln.
Basis für Digitalisierung im Travel Management
Ein großer Vorteil der unternehmensbezogenen Kreditkarten (auch Lodge Karten genannt) ist die Sammelrechnung, in der alle Positionen übersichtlich aufgeschlüsselt sind. Es gehört ebenfalls zum Standard, sowohl die eigentlichen Rechnungsdaten als auch Transaktionsdaten elektronisch zu übermitteln, um diese beim Kunden automatisiert weiterverarbeiten zu können. Über die Basisdaten hinaus können bei den meisten Anbietern ergänzende Informationen zu einzelnen Positionen erfasst werden: die Zusatzdatenfelder oder "descriptive billing information" (DBI), wie es in der Fachsprache heißt. Großer Pluspunkt ist eine leichte Digitalisierung und Automatisierung von Auswertungen aber auch Verbuchung in nachgelagerten Systemen. Ein paar grundsätzliche Dinge sollten bei der Nutzung beachtet werden, denn auch hier steckt manchmal der Teufel im Detail …
Warum bestehende Daten oft nicht ausreichen
Zusatzdaten sind meist unternehmensspezifische Informationen, die während der Buchung bzw. bei der Bezahlung erfasst werden, um später Daten besser zuordnen zu können: dies können eigene organisatorische Informationen sein, z.B. Projektnummern oder Kostenstelleninformationen. Oder, wenn Sie für Unternehmenskunden projektbezogen abrechnen, kann hierüber auch die Zuordnung zu Kundenprojekten erfolgen. Der Einsatz von Zusatzdaten hat also viele Vorteile: Auswertungen für den Einkauf und Kostensteuerung, die automatisierte Verbuchung in Buchhaltungssystem, Kostenzuordnung für Kundenprojekte oder die Übernahme in Reisekostenabrechnungs-Software.
Sollten Sie also eines der oben genannten Szenarien bei sich im Unternehmen haben, lohnt es sich, über den Einsatz von Zusatzdaten nachzudenken.
Ein Kessel Buntes
Je nachdem, wofür die Daten eingesetzt werden sollen, müssen die richtigen Leute an den Tisch: Accounting, Vertrieb, Einkauf und vor allen Dingen die IT-Organisation. Es gilt, fachliche und technische Anforderungen klären, denn die Zielsysteme für die Daten geben Format, Turnus und mögliche Zwischensysteme vor. Nicht selten liegen zwischen der Erfassung der Zusatzdaten und dem Zielsystem noch weitere Anwendungen, die diese Daten durchschleifen müssen.
Etwas komplexer wird die Arbeit in Konzernen mit unterschiedlichen Gesellschaften. Nicht immer ist man auf der grünen Wiese: Gerade in Firmen, die durch Zukäufe gewachsen sind, können einzelne Teile bereits Kreditkarten im Einsatz haben und sich für unterschiedliche Zusatzdaten entschieden haben. Hier stellen sich Fragen wie: wie weit soll vereinheitlicht werden? was muss später zentral und ohne großen Konsolidierungsaufwand auswertbar sein? Gibt es Widersprüche zwischen zentraler Auswertung und dezentraler Rechnungsverarbeitung? Der Grundsatz: so einheitlich wie möglich und so individuell wie nötig. Natürlich wächst mit der Vielfalt an Zielsystemen und unterschiedlichen Formaten auch die Komplexität bei der Implementierung und die spätere Wartung z.B. bei Schnittstellenänderungen.
Achtung bei Sonderzeichen in den Zusatzdaten
Nach der fachlichen Klärung kommt die technische Umsetzung und Implementierung. Besonderes Augenmerk liegt darauf, welchen Weg die Daten auf ihrer Reise zurücklegen. Heißt, über welche Schnittstellen laufen die Daten bis sie im Zielsystem ankommen. Es ist nicht selbstverständlich, dass alle Systeme auf dem gesamten Weg in der Lage sind, das entsprechende Format zum richtigen Zeitpunkt zu verarbeiten und sauber weiterzugeben. Wer in seiner Organisation Sonderzeichen in Projekt- oder Personalnummern führt, sollte erfahrungsgemäß wachsam bei der Implementierung sein. Ob im Vorfeld bei telefonischer Buchung im Reisebüro, über eine Online-Buchungsplattform (und eventuellem Umweg über den Leistungsträger) oder im Nachgang in ERP System, Reisekostenabrechnung, Reporting System, usw. In dem Moment, wo eine Schnittstelle Daten nicht korrekt übergibt oder "verschluckt", kann es brenzlig werden: verlorene oder fehlerhafte Daten können die Abläufe in der Buchhaltung oder Reisekostenabrechnung spürbar stören.
End-to-End mit Umwegen
Zusatzdaten sind ein wichtiger Teil des sogenannten End-to-End-Prozesses und bei richtigem Einsatz eine wichtige Grundlage zur Digitalisierung des Travel Managements. Üblicherweise wird der Begriff End-to-End von Anbietern integrierter Buchungs-und Abrechnungssysteme verwendet. Sobald aber Kreditkarten-Zusatzdaten ins Spiel kommen, gehen die Daten einen Umweg über den Kreditkatenanbieter und müssen selbst in einem integrierten System wieder von außen zugeordnet werden. Wer dabei mit Plan agiert, hat die Chance auf bessere Datenqualität und geringerer Komplexität bei Geschäftsreiseprozessen.