Blog

DMC-Praxis: Veranstaltungen online buchen ?

Wenn einer eine Reise tut,…

dann ist es in vielen Firmen schon seit Jahren üblich, seine Unterkunft, Mietwagen oder Bahnfahrt online zu buchen. Flugreisen können schnell komplex werden und die Unterstützung eines professionellen Partnerreisebüros leistet hier gute Dienste. Wie aber sieht es aus, wenn Firmen sagen: Bitte Veranstaltungen online buchen! Also Räumlichkeiten (und ggf. Zusatzleistungen) für Meetings, Tagungen oder Seminare. Denn technische Lösungen gibt es hier zahlreiche. Und die sind von etablierten Anbietern wie Cvent, HRS, Hotel.de, Meetago, die alle erdenklichen Anforderungen abdecken. Warum läuft die Akzeptanz dieser Lösungen trotzdem relativ schleppend ?

Bitte loslassen!

Die Organisation und Buchung bis hin zur Abrechnung ist in den meisten Unternehmen sehr fragmentiert und folgt selten einheitlichen Prozessen. Stärker als bei Einzelübernachtungen von z.B. Dienstreisenden verlässt man sich bei der Buchung von Tagungsorten auf die Empfehlung von Kollegen oder nimmt die in Frage kommenden Lokationen als Organisator und Verantwortlicher auch gerne selbst in Augenschein. Schließlich wirken sich Fehlentscheidungen bei der Auswahl von Ort, Verpflegung und Rahmenprogramm gleich auf eine Vielzahl von Teilnehmern und unter Umständen auch den Gesamterfolg einer Veranstaltung aus. Die meisten Fragestellungen lassen sich zwar definitiv in einem Online-Prozess abbilden. Das notwendige Vertrauen der Organisatoren muss sich aber erst langsam und hart erarbeitet werden.

Was geht wirklich online?

Auf der anderen Seite stehen die Anbieter wie Hotels, die ihre Kapazitäten bereitstellen und damit den Content für die einzelnen Buchungstools liefern sollen. Meetingräume in Hotels stehen in aller Regel im Zusammenhang mit Übernachtungskapazitäten. Aus diesem Grund will die ungeprüfte Bereitstellung über Buchungssysteme durch das Hotel wohlüberlegt sein. Die allermeisten Systeme arbeiten deshalb nur bedingt wirklich online: Es werden in einer strukturierten Form Anfragedaten an das Hotel übermittelt, dort jedoch in einem manuellen Prozess bewertet und basierend auf der aktuellen Nachfragesituation ein individuelles Angebot in dem Buchungstool abgegeben.

Fazit

Trotz der genannten Herausforderungen lohnt es sich für Unternehmen, sich mit dem Thema Veranstaltungsmanagement und „Veranstaltungen online buchen“ auseinander zu setzen. Auch wenn sich daran unmittelbar Fragen anschließen, ob und wie ein Veranstaltungs-Tool in die bestehende Systemlandschaft passt, ob und welche Mitbestimmungsgremien involviert werden müssen und wie alle unmittelbar Beteiligten solche Prozesse akzeptieren und umsetzen.

Belohnt wird man nach erfolgreicher Einführung eines elektronisch basierten Veranstaltungs-Buchungsprozesses mit deutlich einfacherer Buchung und Organisation, klaren Kostenstrukturen, besseren Einkaufskonditionen, schnelleren Entscheidungen und natürlich messbar gesenkten Kosten in diesem Bereich.

Der Autor

Timo Darr

Timo Darr

Timo Darr ist Gründer und Inhaber von darr mobility concepts.

Diesen Artikel teilen

Sie möchten diesen Artikel teilen? Kopieren Sie einfach diesen Link und leiten ihn per Mail oder Social Media weiter. Mit dieser Option schützen wir gemeinsam Ihre Daten.

Auf dem Laufenden bleiben!

Einblicke, Ausblicke, Meinungen und Trends! Abonnieren Sie unseren Mobility-Update Newsletter und verpassen Sie keinen Artikel mehr. 

Das könnte Sie auch interessieren

>

Whitepaper Travel Management: Sicher durch den Carve-Out

Übernehmen Sie die Kontrolle.

Carve-Outs bedeuten Zeit- und Handlungsdruck für ausgegliederte Unternehmen und erfordern aufgrund der begrenzt verfügbaren Zeit ein besonderes Vorgehen.

Lesen Sie, wie erfolgreiche Unternehmen…