Durch die Corona-Krise sind viele Unternehmen wirtschaftlich massiv betroffen. Corona wirkt aber auch als Beschleuniger diverser Veränderungsprozesse. Auch was Geschäftsreisen und Mobilität angeht, zeichnen sich Veränderungen in Firmen ab. Sollte man im Einkauf nicht gerade diese Zeit nutzen, um betreffende Prozesse und Verträge auf ein „New Normal“ auszurichten? Das fragt Timo Darr, Gründer des Beratungsunternehmens darr mobility concepts, in diesem Artikel.
„Welche Auswirkungen hat Corona auf unsere Reise- und Mobilitätskosten?“ Diese Frage stellen viele Unternehmensführungen dem Einkauf bereits seit Wochen, wenn nicht gar Monaten. Einerseits wird die Frage täglich in den Medien beatwortet. Andererseits wirkt sich die Krise je nach Branche, in der das jeweilige Unternehmen tätig ist, unterschiedlich aus. So sind die Auswirkungen auf Geschäftsreisen bzw. Tagungen sowie Fahrzeugflotten schwer vergleichbar.
Am Anfang steht häufig die Suche
Meist bedeuten solche Fragestellungen den Beginn aufwendiger Suche und Konsolidierung von Informationen: Abfrage bei Fuhrpark- und Leasinggesellschaften, Reisebüros, Kreditkartenanbietern, Buchungsplattformen etc. Die oft hohe Zahl an möglichen Datenlieferanten und -quellen macht es nicht leichter. Wer hier einheitliche Prozesse im Unternehmen etabliert hat, ist klar im Vorteil. Trotzdem bleibt einem die Konsolidierung nicht erspart, denn in der Regel überschneiden sich Daten (z.B. Leasinggeber vs. Fuhrparkmanagementgesellschaft oder Reisebüros vs. Paymentanbieter). Oder Leistungen werden gar nicht über bestimmte Kanäle bezogen: Üblicherweise wird etwa nur ein Bruchteil von Mietwagen- und Hotelbuchungen über ein Firmenreisebüro gebucht. In diesem Fall ist der einzige Weg, die Information beim Anbieter selbst abzufragen und zu verarbeiten.
10%, 30%, 50% Einsparungen!
Das kaufmännische Herz des Geschäftsführers schlägt bei solchen Zahlen höher und seit einiger Zeit überschlagen sich die Ankündigungen über die künftige Kosteneinsparungen gerade im Hinblick auf Geschäftsreisen und Tagungen. Selbst Großkonzerne sprechen von Reduzierungen von bis zu 50% an Kosten für Geschäftsreisen. Sicher ist die Corona-Krise auch hier ein Beschleuniger, wenn es um die Frage zur Wirtschaftlichkeit von Geschäftsreisen geht. Ehrlicherweise muss man aber auch feststellen, dass in den meisten Unternehmen der Aufruf zu kosten- (und umwelt-)bewusstem Reisen seit vielen Jahren in den Richtlinien verankert ist. Bei Ankündigungen derart hoher Einsparpotenziale sei die Frage erlaubt, was hier vorher wohl schiefgelaufen ist. Eine von sicherlich vielen Ursachen ist ein meist freihändiger Genehmigungsprozess bei Geschäftsreisen.
Anders als bei Geschäftsreisen, wo ein erheblicher Teil des Rückgangs mit Grenzschließungen und dem schlichten Wegfall von Angebot zusammenhängt, gilt es beim Fuhrpark „auf Sicht“ zu fahren. Zwar wird der PKW zurzeit deutlich mehr als die Bahn genutzt. Allerdings werden aufgrund von Corona in vielen Unternehmen Neuanschaffung von PKWs vermieden und stattdessen beispielsweise laufende Leasingverträge verlängert. Trotzdem ist der Flottenmarkt bereits im Juli mit lediglich –5 % nahezu wieder auf dem Vorjahresniveau. Werte, von denen Hotellerie, Gastronomie und Reiseunternehmen nur träumen können.
Unterschiedliche Umstände erfordern unterschiedliche Maßnahmen
Wie begegnet man diesen unterschiedlichen Umständen? Was sind geeignete Mittel, mit denen man in den einzelnen Mobilitäts-Bereichen am sinnvollsten aktiv werden sollte? Denn in einem sind sich alle einig: Auf dem jetzigen Nachfrage- und Kostenniveau kann und wird es nicht bleiben – es ist lediglich die Frage, in welchem Zeitraum sich diese Veränderungen einstellen.
Zunächst gilt, dass Fuhrpark- und Geschäftsreisekosten unterschiedlichen Gesetzen gehorchen. Bei Fahrzeugflotten sind z.B. ungesteuerte Beschaffungen (Maverick Buying) und Abweichungen von Richtlinien weitaus weniger von Bedeutung als bei Geschäftsreisen. Sicherlich gibt es mit Fahrstil und Wert erhaltendem Umgang bestimmte Faktoren, wo Mitarbeiter selbst die Kosten beeinflussen und damit Schadenquoten und Betankungskosten in die Höhe treiben können. Im Vordergrund für Fahrzeugflotten aber stehen solide Prozesse, eine optimale Fertigungstiefe und bestmögliche Vertragskonditionen mit den richtigen Partnern eine hohe Relevanz für Einsparpotenziale. Es lohnt sich also, hier auch in der heutigen Zeit für den Fuhrpark auf bewährte Maßnahmen, wie z.B. Nach- und Neuverhandlungen zu setzen. In bestimmten Fällen kann auch über Mobilitätsbudgets nachgedacht werden. Damit wird man einerseits dem geänderten Mobilitätsbedarf der Mitarbeiter gerecht und zieht gleichzeitig eine Begrenzung der Kosten zumindest in diesen Teilflotten ein.
Bei Tagungen und Geschäftsreisen verhält es sich anders. Fundierte und praxisnahe Richtlinien, Systeme und Prozesse sind im besten Fall etabliert. Es gibt aber bei Reisen sehr viel mehr Kaufentscheidungen, wo Buchende und Reisende unterstützt werden müssen. Die Vermeidung von Maverick Buying wird damit eine der größten Herausforderungen.
Beschaffungsprozesse bei Geschäftsreisen sind stark fragmentiert, meist von relativ geringem Betrag und Kaufentscheidungen werden durch nahezu die Hälfte der gesamten Belegschaft getroffen. Diese ist zumindest statistisch gesehen vor Corona regelmäßig dienstlich unterwegs gewesen. Anders als beim Fuhrpark ist es also bei Geschäftsreisen wichtig, neben den möglichst standardisierten und digitalisierten Prozessen deren Einhaltung bzw. auch die der Reiserichtlinien in den Fokus zu rücken. Die Nutzung vorgegebener Buchungswege ist nicht nur wichtig, um die Bedarfsströme zu steuern, sondern mit Corona gewinnt das Thema Duty-Of-Care und Gesundheitsmanagement eine noch höhere Bedeutung als vor der Krise. Nach neuesten Meldungen stehen im Übringen daher immer wieder Umwelt- aber auch Kostenaspekte hintenan.
Mehr ist in diesem Fall auch mehr
Aber egal, worum es geht, es gilt der Grundsatz: Mehr Wissen und Transparenz zu eigenem Bedarf und Kostenstrukturen bedeuten höhere Einsparungen. Unabhängig davon, wo ein Unternehmen gerade steht: Bestandsaufnahme, Findung von geeigneten oder Umsetzung festgelegter Maßnahmen. Für jedes Vorhaben ist es unerlässlich, die richtigen Kennzahlen zur Hand zu haben. Natürlich gibt es hierbei gewisse Standard-Kennzahlen wie Schadenquoten oder Laufleistungsanalysen im Fuhrpark bzw. Vorausbuchungszeiträume bei Geschäftsreisen. Am Ende hängen aber die Kennzahlen von der eigenen Zielsetzung ab.
Einkaufsbereiche in Unternehmen sind demnach gut beraten, sich mit dem Thema Datentransparenz und Kennzahlen stärker auseinanderzusetzen. Hierzu gehört die Abfrage von Kennzahlen beim Management ebenso wie bei relevanten Peer-Gruppen im Unternehmen.
Dann ist weniger mehr
Wenn die benötigten Kennzahlen klar sind, muss man die Quellen definieren, die die Grundlage liefern. Aufgrund unterschiedlicher Wertschöpfungstiefe von Dienstleistern und Leistungsträgern kann man Daten aber nicht einfach addieren und auswerten. Es gibt naturgemäß Überschneidungen, unterschiedliche Detaillierungsgrade und Datenstrukturen. Daher ist es empfehlenswert, aus der Vielzahl vorhandener Reportings die Quellen auszuwählen, die für das Gesamtbild sinnvoll verwendbar sind.
Beginnen kann man mit der simplen Betrachtung von Abdeckungsgrad der verfügbaren internen und externen Datenquellen vs. enthaltenem Detaillierungsgrad. Hier wird schnell klar, wo Schwerpunkte zu legen sind und teilweise fördert eine solche Betrachtung auch noch Verbesserungsbedarf bei den Prozessen ans Tageslicht.
Auf eigene Daten setzen
So sehr Unternehmen nach Transparenz rufen, den anfänglichen Aufwand für den Aufbau scheuen die allermeisten. Oft werden umfangreiche Reportings aller erdenklichen Lieferanten eingefordert, die evtl. einmal gebraucht werden könnten. Dabei ist es empfehlenswert, sich auf die Daten zu fokussieren, die für die eigenen Kennzahlen und die Beantwortung der Fragen wirklich notwendig sind. Meist ist dies ein Bruchteil dessen, was vorliegt, aber entsprechend intelligent in einem Datenmodell abgebildet. Wer auf externe Unterstützung für das Aufsetzen eines aussagefähigen Reportings zurückgreifen möchte, nutzt spezialisierte Dienstleister und Business-Intelligence-Lösungen wie „mobility analytics“ des Frankfurt Unternehmens darr mobility concepts.
Schritte zu effektiven Einkaufsverhandlungen
- Fragestellungen klären, Ziele und Kennzahlen definieren
- Proaktiv Transparenz schaffen zu Volumen und Bedarfsstruktur
- Nicht in Standorten, sondern unternehmensweit bzw. global denken
- Beteiligte Managementfunktionen regelmäßig an einen Tisch holen („Mobility Board“) und Entscheidungen gemeinsam fällen
- Sollprozesse vereinheitlichen, Regelwerke anpassen und (dann erst) digitalisieren
- Effektive Einkaufsverhandlungen führen mit Blick auf Gesamtkontext, nicht nur auf den jeweiligen Stückpreis