Im ersten Abschnitt unserer vierteiligen Serie „Mobilitätskosten in Unternehmen steuern“ geht es um die richtigen und wichtigen Voraussetzungen für die gezielte Steuerung von Ausgaben rund um Geschäftsreisen, Fuhrpark und Tagungen. Und wofür? Damit Maßnahmen und Einsparungen nicht nur in Excel und Powerpoint, sondern am Ende auch im Unternehmensergebnis ankommen.

Dreh- und Angelpunkt für eine nachhaltige Kostensteuerung sind fundierte Regelungen im Unternehmen. Dies ist zunächst keine neue Erkenntnis. In vielen Unternehmen gibt es jedoch immer noch keinen strukturierten Ablauf, wie eine Richtlinie zustande kommt und über die Zeit aktuell gehalten und an sich verändernde Rahmenbedingungen angepasst wird.  Zusätzlich stehen Firmen mit unterschiedlichen Standorten – national oder international – vor der Aufgabe, ein Regelwerk zu schaffen, dass einerseits Kernpunkte global festlegt, aber sinnvolle und z.T. rechtlich erforderliche Regelungen in jeweiligen Ländern berücksichtigt. Ein häufiges Ergebnis: Standorte, Länder und z.T. Teilgesellschaften schaffen aus der Notwendigkeit heraus eigene Regelwerke, Abläufe bis hin zu Lieferantenverträgen. Aber der Reihe nach.

Richtlinien sind ein Ergebnis

Nach meiner persönlichen Überzeugung sind Richtlinien, sei es für Geschäftsreisen, Firmenfahrzeuge, Tagungen oder Veranstaltungen, nicht mehr als die reine Dokumentation des Sollzustands. Nicht mehr, aber auch nicht weniger. Denn um den Sollzustand in einem Thema wie der betrieblichen Mobilität zu definieren, das so viele Bereiche in einem Unternehmen betrifft, ist Organisation und Kommunikation gefragt. Organisation bedeutet hierbei im ersten Schritt, dass sich die Beteiligten Ihrer Rollen und Verantwortung in Bezug auf das Thema bewusst werden und diese annehmen. Ein regelmäßiger Austausch und Kommunikation sorgen dafür, dass sich Rollen festigen und Fragestellungen gemeinsam geklärt werden können. Und es werden autarke Entscheidungen z.B. zu Abläufen seitens Einkauf, HR, Finance oder IT vermieden, die sonst möglicherweise zu Überraschungen der anderen Stakeholder oder gar zu Prozesskonflikten führen. Um dem eine Form zu geben, empfiehlt sich aus Erfahrung, z.B. ein Mobility-Board (oder Travel- oder Fleet- oder Meetings-Board…) als Gremium mit den Verantwortlichen zu etablieren, das zwei- bis dreimal im Jahr tagt und sich auch zwischendurch pragmatisch abstimmen kann.

End-to-End ist eine Philosophie

Die funktionierende Organisation und Kommunikation ist eine wichtige Grundlage, um Sollprozesse zur betrieblichen Mobilität im Gesamtbild innerhalb eines Unternehmens zu beschließen. Im Dialog der Beteiligten werden Abhängigkeiten und mögliche Wechselwirkungen zwischen Teilprozessen deutlich und durchgängige, möglichst reibungslose Abläufe sichergestellt. Ein weiterer wichtiger Effekt: im laufenden Betrieb führt es zunehmend zu einer End-to-End Philosophie im Unternehmen. End-to-End ist zwar ein Begriff, der häufig in Verbindung mit Systemen und Softwarelösungen kursiert, meiner Meinung nach jedoch eher die Durchgängigkeit von Abläufen und Datenflüssen über den Gesamtprozess beschreibt.

Bei der Formulierung der Mobilitäts-Richtlinie (oder Reise- oder PKW- oder Tagungs-Richtlinie…) und damit der Dokumentation des Sollzustands ist die logische Folgerung, dass jeder Verantwortungsbereich die jeweiligen Inhalte beisteuert und deren Aktualität auch künftig verantwortet. Wer möchte, wird einen Prozess- oder Dokumentenverantwortlichen benennen, der diesen Vorgang und eine notwendige Versionierung der Richtlinien steuert. Es hat sich weiterhin bewährt, die Inhalte auf Regelungen zu beschränken, die einerseits messbar sind und an deren Einhaltung der verantwortliche Stakeholder auch ein Interesse hat. Um später eine möglichst hohe Einhaltung der Richtlinien bereits während der Abläufe zu gewährleisten, sollten eingesetzte Systeme so konfiguriert bzw. Dienstleister so instruiert werden, dass Mitarbeiter im Sinne der Regelungen durch die Prozesse geleitet und geführt werden. Es ist nicht praktikabel und auch nicht im Sinne der Kosten zu erwarten, dass Mitarbeiter umfangreiche Richtlinien und Regelwerke studieren, bevor eine Buchung oder Bestellung getätigt wird.

Mobilität wird digitaler, flexibler und nachhaltiger

Gerade in Zeiten, wo sich Firmen auf eine Wiederaufnahme von Reisen und steigende Mitarbeiter vorbereiten, ist es wichtig den richtigen Rahmen zu setzen. Durch den geschilderten Aufbau ist es möglich, die individuell richtige Balance aus Unternehmenszielen und Mitarbeiterinteressen zu finden und die wichtigen Themen wie Digitalisierung, Flexibilisierung und Nachhaltigkeit im Zusammenhang mit betrieblicher Mobilität erfolgreich umzusetzen.