Warum ist Datentransparenz im Travel Management eigentlich wichtig? Egal, ob Beantwortung von spontanen Managementanfragen, in Einkaufsverhandlungen dem Partner einen Schritt voraus sein oder um aktiv nach Verbesserungs- und Einsparpotenzial zu suchen: Ohne eine vernünftige Datengrundlage wird es schwierig. Und gerade jetzt, wo Preise weiter spürbar steigen und die Zahl der Reisen zunimmt. In manchen Segmenten ist das 2019er Niveau bereits wieder erreicht.
Wenn der klassische Spend Cube aus dem Einkauf schweigt
Die größte Herausforderung für Transparenz hinsichtlich Geschäftsreisen ist die Vielfalt der Systeme, die im Einsatz sind: anders als bei anderen Warengruppen gibt es hier keine Bestellung im ERP System, keine hinterlegten Kreditoren. Auch wird vor der eigentlichen Lieferung keine abschließende Freigabe der Kosten im System erteilt. Bei Geschäftsreisen nutzen Unternehmen über den Gesamtprozess hinweg i.d.R. unterschiedliche Dienstleister für Information, Buchung, Bezahlung, Abrechnung. Dabei sind die beteiligten Dienstleiter auf unterschiedlichen Ebenen tätig - nicht immer als die eigentlichen Leistungsträger, sondern z.B. als Vermittler wie Hotelportale oder Online-Buchungsmaschinen.
Gute Daten haben die Anbieter. Aber leider nur die eigenen.
Viele Anbieter haben mittlerweile leistungsfähige Reporting-Möglichkeiten, die sich aber i.d.R. auf den von ihnen verarbeiteten Umfang beschränkt. Und damit nicht das aus Travel Management Sicht erforderliche Gesamtbild. Hinzu kommt, dass Daten von Buchungskanälen wie Reisebüros oder Buchungsmaschinen Überschneidungen mit z.B. Kreditkartendaten haben. Dies macht eine reine Addition der Daten sinnlos. Andererseits können die Überschneidungen aber auch nicht immer einfach ermittelt und berechnet werden. Zu unterschiedlich sind Information und Datenstrukturen.
End-to-End als Zauberformel?
Wer seine Prozesse und den Weg der Daten von vorne bis hinten durchdenkt, hat bereits einen großen Schritte getan. Ein einheitliches System für alle Prozessschritte ist auf den ersten Blick hilfreich. Auf den zweiten Blick stellt man fest, dass es auch nach Jahrzehnten immer noch kein System gibt, das aus Kundensicht wirklich alles bestmöglich aus einer Hand anbietet. Und dann ist immer noch die Frage, ob die gesamte Firmenbelegschaft weltweit dieses System in ausreichendem Maß einsetzt. Es gilt also eine sinnvolle Kombination aus den vorhandenen Datenquellen zu finden und führende Systeme zu bestimmen.
Um als Unternehmen eine Struktur in die Datenlandschaft zu bringen, kann man im Allgemeinen sagen, dass interne Daten aus Buchhaltung, Controlling, etc. einen guten Anhaltspunkt für die Gesamtkosten geben. Allerdings fehlen diesen Daten die notwendigen Details, wenn es um Einkauf, Steuerung und Potenzialanalysen geht. Ab einem bestimmten Zeitpunkt muss man dann zwangsläufig auf externe Daten zurückgreifen. Und im nächsten Schritt diese beiden Welten zusammenbringen.
Im dargestellten Beispiel sieht man, dass die internen Datenquellen nur Auskunft bis auf Lieferantenebene geben. Dadurch fehlen wichtige Transaktionsdetails für erfolgreiches Lieferantenmanagement und Vertragsverhandlungen. Auch lässt sich leicht ablesen, dass das betreffende Unternehmen bei Reisekostenabrechnung und dem Einsatz von Kreditkarten die Transparenz relativ einfach erhöhen kann.
Wer führt?
Wenn man sich als Unternehmen ein Bild gemacht hat, wo welche Daten lagern, kann es losgehen: Wo gibt es Verbesserungspotenzial und was sind die nächsten Schritte? Welche Systeme haben oder erhalten hohe Priorität und werden als führende Auswertungsquellen ausgebaut? Im Übrigen hilft es ungemein, wenn man Verbündete im Unternehmen hat, die ebenfalls hiervon profitieren. Damit vermeidet man spätere Reibungsverluste was die Implementierung und Compliance angeht. Durch eine möglichst hohe Standardisierung von Abläufen und Systemen werden zudem Überschneidungen bei Datenquellen gering gehalten bzw. kalkulierbarer gemacht.
Eine Reportingstruktur ist kein Selbstzweck
Welche Systeme Sie zum führenden Standard machen, hängt wesentlich von den Kennzahlen ab. D.h., welche Fragen an die Daten in Zukunft beantwortet werden müssen. Denn Transparenz zu Geschäftsreisekosten und der Aufbau einer auskunftsfreudigen Reportingstruktur ist kein Selbstzweck, sondern dient der Steuerung und Optimierung des Betriebsergebnisses in Ihrem Unternehmen.
Der Weg als ein wichtiges Ziel
Finden Sie Ihre Datenquellen, die Ihre individuellen Kennzahlen bedienen. Ich persönlich bin ein Freund der Reisekostenabrechnung als starke Quelle, denn diese ist unabhängig von Zahlungs- oder Buchungswegen. Und dort geht am Ende auch "das Geld raus". Es kommt aber auch vor, dass hier wichtige Information fehlt, wie in unserem Beispiel oben. Dann können Daten schrittweise entweder automatisiert zugesteuert oder manuell durch den Nutzer erfasst werden. Das sollte aber wegen Fehleranfälligkeit und hohem Administrationsausfwand vermieden werden.
In jedem Fall sollten Unternehmen Daten aktiv managen, um diese gezielt einzusetzen. Und wenn kein System da ist, das die wichtigsten Fragen beantwortet (heißt: KPIs bedient), empfehlen sich Pragmatismus und Umsetzung in kleinen Schritten. So hat man auch die Nutzung bzw. Compliance besser im Blick.