Es kommt alles auf einmal: Energiepreise steigen, es mangelt an Personal, Lieferketten sind gestört, Rohstoffe sind knapp. Wenn nicht bereits geschehen, sind Lieferanten zu Preiserhöhungen gezwungen und müssen dies an Kunden weitergeben. Das fällt mal mehr und mal weniger auf. Manchmal auch gar nicht. Wie im Fall Geschäftsreisekosten. Auch vor Corona selten im Rampenlicht, sind diese Kosten immer noch erst bei 50-60 % des Vor-Corona-Niveaus. Der Trend: Geschäftsreisen nach Corona nehmen gerade spürbar zu. Für viele Unternehmen noch kein Grund zur Besorgnis, zumindest solange man nicht etwas genauer hinschaut.
Aufwändige Verfahren und Hygienebestimmungen, die Sicherheit der Reisenden und der Wegfall eines Großteils des Angebots (z.B. Flug- und Hotelkapazitäten) haben die Stückkosten bei Geschäftsreisen in den vergangenen zwei Jahren erhöht. Der Einbruch der Gesamtreisekosten von über 80 % hat diesen Kostenblock aber für die meisten Controller auf einem angenehmen Level gehalten, wie der Luftdruck in einer Flugzeugkabine in 12.000 m Höhe.
Was viele wussten und sich jetzt bestätigt: mit weniger Beschränkungen im Reiseverkehr nimmt die Menge der Geschäftsreisen wieder zu. Und selbst wenn diese 10, 20 oder auch 30 % unter dem Niveau von 2019 bleibt, verhageln die mittlerweile höheren Stückkosten die ursprünglichen Sparpläne der Unternehmen. Konkret bedeutet das, dass bei manchen Unternehmen das Kostenniveau von 2019 schneller erreicht wird, als gedacht - im schlimmsten Fall in den nächsten 12-24 Monaten sogar überschritten.
Hebel ansetzen, aber wo?
Erschwerend kommt hinzu, dass die Transparenz zu Reisekosten in vielen Unternehmen nicht auf den berühmten Knopfdruck herzustellen ist. Unterschiedliche Buchungswege, Reisekostenabrechnung und sonstige Systeme werfen zwar Daten aus, sind aber nur mit hohem Konsolidierungsaufwand nutzbar. Datengetriebene Entscheidungen und Kostenmanagement sind in der jetzigen Phase wichtiger als je zuvor. nach meiner persönlichen Einschätzung je eher desto besser: denn wer möchte schon Anfragen seitens der Geschäftsführung zum Thema Reisekostenentwicklung vertrösten, weil die Datenlage unklar ist.
Wie Sie sich den Überblick zu Geschäftsreisekosten verschaffen und loslegen
Wie sieht es in Ihrem Unternehmen mit den Geschäftsreisen nach Corona aus? Um möglichst schnell Klarheit und Transparenz in die Geschäftsreisekosten bekommen, sollte man die Zahlen zunächst in der Breite ermitteln. D. h., wie hoch sind die Ausgaben und welche Unternehmensbereiche sind hierfür verantwortlich. Aus meiner Erfahrung im Einkauf empfiehlt sich hierbei der Blick auf die Reisekostenabrechnung. Voraussetzung ist, dass es ein einheitliches Abrechnungsverfahren für Reisekosten im Unternehmen gibt. Alternativ kann die Buchhaltung unterstützen, auch wenn hier weniger Details vorhanden sind - im ersten Schritt geht es um die Gesamtkosten und deren Verteilung.
Manch einer wird bereits jetzt die erste Maßnahme auf die Liste setzen: Standardisierung von Abläufen. Denn ein hoher Aufwand, um an Daten zu kommen ist ein eindeutiges Zeichen für heterogene Geschäftsreiseprozesse.
Stückkosten aufspüren…
Wie erreichen Sie die Trennung zwischen Stückkosten und Menge bei Geschäftsreisen? Zunächst entscheiden Sie sich für das "Stück", d. h. welche Größe preislich gemessen werden soll. Damit definieren Sie einerseits, welche Kostenpositionen eingeschlossen werden. Andererseits kann man damit den Zähler entsprechend ansetzen. Beispielsweise kann man eine Geschäftsreise an sich als Messgröße definieren, in die alle abgerechneten Kosten einer Reise einfließen. Allerdings wäre dies für eine Kostenanalyse zu grob und gibt lediglich eine Indikation über die Anzahl der Reisen und deren Durchschnittskosten.
Wirklich aussagefähig werden solche Auswertungen nur, wenn es gelingt, Daten auf der Ebene einer Reiseleistung zu analysieren. D. h. Kosten für ein Flugticket, eine Hotelübernachtung (ohne Nebenkosten), Mietwagen und eventuelle Zusatzleistungen, Bahnticket, etc. Diese Information erhalten Sie bei Ihrem Reisebüro, Leistungsträger (Hotel, Mietwagenanbieter, etc.), Firmenkreditkarte bzw. aus Ihrem Reisebuchungssystem (Online Booking Engine). Oder der mit Weitsicht konfigurierten Reisekostenabrechnung.
…und dabei Compliance messen
Wenn Sie Ihre Daten zusammengetragen haben, geht es an die Auswertung. In den Abrechnungsdaten der Buchhaltung oder aus den Reisekosten haben sie ermittelt, wie viel Ausgaben Sie in Summe z.B. im Bereich Hotelübernachtungen haben. Aus Ihren Buchungskanälen und Anbieterdaten sehen Sie deren Gesamtkosten und wie sich einzelne Buchungen kostenseitig zusammensetzen.
Obwohl diese Auswertungen sehr unterschiedliche Qualität haben, lassen sich damit aber erste Hochrechnungen erstellen. Ein weiterer wichtiger Effekt dieses Vorgehens ist, dass Sie ablesen können, wie hoch der Anteil eines Buchungsportals, Zahlungsart oder bestimmten Vertragspartners am Gesamtaufkommen ist. Und kennen damit Ihre Compliance (wie halten sich unsere Reisende an die Vorgaben) bzw. den sogenannten Maverick-Buying Anteil (welche Buchungen und Käufe erfolgen außerhalb der definierten Kanäle). Hieraus kann sich Maßnahme zwei auf der Liste entwickeln: Stärkere Nutzung der vorgegebenen Abläufe und Systeme.
Fazit
Natürlich ist es sinnvoll, einheitliche Verfahren für die Organisation rund um Geschäftsreisen im Unternehmen zu haben. Und noch besser ist es, wenn die Prozesse so gestaltet sind, dass sich möglichst viele daran halten. Trotzdem können Sie auch sofort und ohne diese Voraussetzung starten. Denn wenn man die oben geschilderten Schritte durchläuft, hat man eine Struktur geschaffen und Verständnis für die Zusammensetzung der Geschäftsreisekosten in der eigenen Firma entwickelt. Und damit die Grundlage, gezielt auf bestimmte Kostenentwicklungen zu reagieren.
Welche exakten Maßnahmen für Sie als Unternehmen sinnvoll sind, hängt von der individuellen Situation ab und wie sich die definierten Kennzahlen in ihrer Firma verändern. Durch die geleistete Vorarbeit vermeiden Sie jedoch das „Fischen im Trüben“ und erreichen eine hohe Wirksamkeit ihrer Initiativen gegen steigende Geschäftsreisekosten. Den Nutzen haben Sie übrigens auch über die Phase der Geschäftsreisen nach Corona hinaus.