Es ist immer noch ein Glücksspiel, das Thema Firmenwagenbestellung: Wie lang wird die Lieferzeit sein? Ist meine Konfiguration aktuell baubar? Nimmt der Hersteller meine Bestellung überhaupt an? Auch wenn so ziemlich alles rund um den Dienstwagen immer noch schwer planbar ist, lohnt es sich, einen Blick auf den Firmenwagen-Bestellprozess in Unternehmen zu werfen. Denn hier ist der Beratungs- und Unterstützungsbedarf der Dienstwagenfahrer häufig am größten.
Alles digital?
Als Unternehmen steht man vor der Entscheidung: Erfolgt die Bestellung analog oder digital? Wenn digital, bestellt der Dienstwagennutzer selbst oder nimmt dies z.B. das Fuhrparkmanagement zentral vor? Wenn analog, wer hilft bei der Auswahl und Konfiguration? Aus Sicht des Dienstwagenfahrers gibt es unterschiedliche Optionen, die Fäden im Ablauf müssen aber irgendwann zusammenlaufen. Spätestens, wenn es um arbeitsrechtliche Berechnungen und die formale Freigabe innerhalb der Firma geht. Wie der Weg dorthin aussieht, hängt im Wesentlichen von zwei Faktoren ab: Fuhrparkstruktur, d.h. standardisierte Fahrzeuge vs. Individuelle Konfiguration und die Größe der Fahrzeugflotte.
WLTP oder NEFZ?
Wann ist eigentlich ein Bestellprozess optimal? Meistens ja dann, wenn für das Unternehmen die Richtlinien und für den Dienstwagenfahrer dessen Optionen bestmöglich abgebildet werden. Und das in einem in einem reibungslosen Ablauf. So selbstverständlich das klingt, gerade hier stoßen z.B. Online-Fahrzeugkonfiguratoren immer noch an ihre Grenzen: Denn egal, ob von einem Flottenmanagement-Provider oder einer Leasinggesellschaft: auch ohne Business- oder kundenindividuelle Pakete enthalten die zugelieferten Daten immer mal Lücken.
Damit sind Inhalte nicht immer verlässlich und es kommt zu Rückfrageschleifen im Bestellprozess. Auch spannend: selbst nach fast 5 Jahren neuem Testverfahren WLTP bilden nicht alle Anbietersysteme diese Werte durchgängig ab. Dies ist besonders irritierend, wenn PKW-Richtlinien in Firmen CO2-Obergrenzen oder CO2-abhängige PKW-Budgets einsetzen. Aber wann kann es trotzdem sinnvoll sein, einen Online-Konfigurator einzusetzen?
Pragmatisch bei kleineren Flotten
So laut die Rufe nach Digitalisierung sind - ich persönlich empfehle zuerst den Blick auf die Anzahl der Bestellungen. In einem Fuhrpark mit 150 Fahrzeugen zum Beispiel sind etwa 4 Fahrzeugbestellungen pro Monat zu erwarten (bei einer durchschnittlichen Leasinglaufzeit von 3-4 Jahren). Aus Sicht des Fuhrparkmanagements stellt sich daher die Frage, welches Potenzial eine Digitalisierung des Bestellprozesses hat.
Aus einer Nutzersicht ist es noch gravierender, denn die Konfiguration und Bestellung läuft eben nur alle 3 oder 4 Jahre ab. Ob der Konfigurator beim nächsten Auto noch genauso aussieht, ist zu bezweifeln. Vorteil allerdings: Es kann orts- und zeitunabhängig konfiguriert werden. Wirkliches Potenzial und Effizienzsteigerung in Prozessen von der Information bis hin zu Freigabe-Workflows tritt daher eher bei größeren Flotten ein.
Keine Katze im Sack
Ob in Kombination mit digitalem Bestellprozess oder als pragmatische Lösungen für kleinere Flotten lohnt durchaus der Blick auf nicht-digitale Alternativen: Der Weg zum Vertrags-Autohaus oder die Beratung durch den Fuhrparkdienstleister bzw. Leasinganbieter. Denn gerade Dienstwagennutzer, für die das Auto ein Benefit ist, werden erst bestellen, wenn sie das Auto selbst erfahren haben. Besonders bei Hersteller- oder Modellwechseln will man die Katze nicht m Sack kaufen.
Bei der gemeinsamen Konfiguration mit dem Vertragshändler werden direkt die Baubarkeit, Lieferzeiten und etwaige Fragen geklärt. Danach gehen alle notwendigen Angaben an den Leasinganbieter zur Angebotserstellung zu Firmenkonditionen. Das spart Zeit und vermeidet nerviges Hin- und her zu den genannten Punkten.
Einfachere Abläufe bei Standardfahrzeugen
In vielen Fällen ist aber die Konfiguration bereits vorgegeben, z.B. bei Serviceflotten oder Vertriebsfahrzeugen. In diesen Fällen ist die Komplexität geringer und recht gut im Online-Konfigurator abzubilden. Denn selbst wenn hier noch individuelle Anpassungen wie Anhängerkupplung oder Panoramadach möglich sind, will diese nicht jeder persönlich vorab in Augenschein nehmen.
Trotzdem gilt auch hier: bei einer überschaubaren Zahl an Bestellungen kann der Weg zum Fuhrparkmanager oder Leasinganbieter eine sinnvolle Wahl sein. Dort sind alle Firmenvorgaben bekannt und der Nutzer erhält meist unkompliziert das entsprechende Leasingangebot.
Fazit
Der optimale Bestellprozess richtet sich nach der Situation und den Anforderungen des Unternehmens als Fuhrparkbetreiber. Wer trotz kleinerer Flotte die Digitalisierung im Unternehmen vorantreiben will, bündelt z.B. Bestellung und Genehmigung an zentralen Stellen, die dann mit Konfigurator & Co arbeiten. Hier können dann auch eventuelle Unzulänglichkeiten der Systeme abgefangen werden. Dies spart dem Fahrer Zeit und Nerven bei Konfigurationsversuchen und dem Unternehmen bares Geld für besser genutzte Arbeitszeit.