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Travel-Management – Controlling und Care

Geschäftsreisende sind auf Reisen zunehmend Belastungen und Stress ausgesetzt. Ein Teil davon ist vermeidbar, wenn die Reiseorganisation professionell geschieht und die Rahmenbedingungen seitens der Unternehmen hierfür geschaffen werden.

Auf den ersten Blick sorgen Jobs mit hoher Reisetätigkeit für neidische Blicke im persönlichen Umfeld. In der Realität jedoch nehmen Stress und Belastungen während einer Dienstreise konstant zu. Zu diesem Schluss kommt auch die jüngste Studie des Deutschen Reiseverbands „Chefsache Business Travel 2015“.

Neben den häufiger werdenden Unregelmäßigkeiten wie Verspätungen, Streiks, Flug- und Zugausfälle sind einige Faktoren bei Unternehmen auch hausgemacht. So tragen beispielweise schlecht gewählte Unterkünfte, nicht praxisnahe Reiserichtlinien oder fehlende Information zur Orientierung am Zielort ebenso zur Stresserhöhung bei wie das immer noch vielerorts unterschätzte Thema Reisesicherheit. Hierbei muss es sich nicht einmal um Extremfälle wie Reisen in sicherheitskritische Länder oder Krisengebiete handeln. Der Care-Faktor geht sehr viel früher los.

Wie schaffen es Unternehmen also, den Spagat zwischen Kostendruck und Mitarbeitermotivation so darzustellen, dass Geschäftsreisen auch zum Erfolgsfaktor für Unternehmen werden? Mittlerweile hängen diese beiden Faktoren untrennbar zusammen, denn der Sparzwang der Unternehmen führt zwangsläufig zu einem Sparkurs bei Anbietern und damit zu z.T. spürbaren Komfortverlust selbst auf Langstreckenreisen.

Steigende Energiepreise und anhaltende Umweltdiskussionen erlauben keine weiteren Preisreduzierungen der Transport- oder Übernachtungskosten. Zumindest nicht ohne das Zutun des Unternehmens – z.B durch strategische Partnerschaften mit Lieferanten oder Volumen- bzw. Marktanteil-Zusagen gegenüber wichtigen Partnern. So sind einerseits Reisekosten Dauerbrenner in Budget-Planungs-Diskussionen des Managements von Firmen jeder Größenordnung. Andererseits nimmt die Komplexität des Themas ständig zu, indem neue Geschäftsmodelle wie Sharing Economy oder auch neue Technologien auf den Geschäftsreisemarkt kommen, bei denen Firmen schnell den Überblick verlieren. AirBnb, Uber und andere Player, die im Rahmen privater Urlaubsplanung längst etabliert sind, drängen in den Geschäftsreisemarkt und stellen Unternehmen nicht nur in Puncto Reisesicherheit und Haftungsfragen vor neue Herausforderungen. Die fehlende Auseinandersetzung mit technologischen aber auch gesellschaftlichen Entwicklungen führt zwangsläufig zu Reiserichtlinien, die immer weiter von den persönlichen Bedürfnissen der Geschäftsreisenden abweichen. Und fördert damit nebenbei in vielen Fällen auch eine zeitaufwendige Umplanung, bis eine Abweichung von den Richtlinien im Sinne des Reisenden doch freigegeben werden kann.

Intelligentes Reisemanagement ist gefragt: Rahmenbedingungen schaffen, die sowohl Unternehmensziele als auch Mitarbeiterbedürfnisse in Einklang bringen. Den Blick nicht nur auf das Regelwerk richten, sondern auch auf den Care-Faktor für die Menschen, die im Dienste des Unternehmens unterwegs sind. Augenmaß und einen gewissen Entscheidungsspielraum bei den Richtlinien und gut geplante Reisen motivieren und geben dem Mitarbeiter das Gefühl der Wertschätzung. Fürsorge bereits ab der Reiseplanung trägt dazu bei, dass Reisezeiten intensive Arbeitszeiten sein können. Es ist die Investition in Geschäftsreisende, deren Arbeitsqualität und Reiseergebnisse aber auch Loyalität zu ihrem Unternehmen die dadurch bedeutend besser ausfallen.

Ein von Controlling und Care bestimmtes unternehmensinternes Travel-Management zahlt sich im wahrsten Sinn des Wortes aus. Zugegeben, ein Teil des Return on Investments liegt in Bereichen, die schwer messbar sind, weil sich Vieles im Unterbewusstsein abspielt. Wenn dies allerdings z.B. zu Erhöhung des Kostenbewusstseins, höherer Loyalität, Motivation und Produktivität, Stärkung des unternehmerischen Handelns führt, kommt es zur Gleichung 1 + 1 = 3. Man kann diese Praxis auch als Company-Value-Strategie bezeichnen.