Grundsätzlich sind sich alle einig: der Trend geht zum gesamtheitlichen Mobilitätsmanagement. Doch abhängig davon, in welcher Branche man sich umhört, entwickelt sich entweder der Fuhrparkmanager zum Mobilitätsmanager und kümmert sich künftig auch um Teile der Geschäftsreisen. Oder aber der Travel Manager erweitert das Portfolio in Richtung Fahrzeugflotte und wird damit sukzessive zur Steuerungszentrale der Unternehmensmobilität. Vieles ist aber noch offen: Wann und wo treffen sich die Bereiche? Treffen sie sich überhaupt? Wie weit ist die Praxis in den Unternehmen und was sind die Treiber oder auch Hinderungsgründe für ein gemeinsames Management der Unternehmensmobilität?
Um diese Fragen zu beantworten, hat darr mobility concepts gemeinsam mit einem Partner in den letzten Monaten eine Studie durchgeführt. Hierbei wurde sich bewusst auf die Bereiche Travel- und Flottenmanagement konzentriert. Weitere Integrationsansätze wie z.B. Meetings-(MICE-) und Travel-Management sind Bestandteil einer späteren Untersuchung.
Unternehmen jeder Größe beteiligt
Sowohl von der Unternehmensgröße als auch von den Funktionen der Teilnehmer war das Spektrum bei den gut 60 Firmen erfreulich breit. Vom kleineren Mittelstand bis 250 Mitarbeiter bis zu Konzernen mit mehr als 10.000 Angestellten waren jeweils so viele vertreten, dass auch innerhalb dieser Gruppen Auswertungen und gewisse Benchmarks sinnvoll möglich sind. Mit einigen Unternehmen wurden über die Online-Befragung hinaus auch persönliche Interviews geführt. Soviel sei vorweg genommen: Die Unternehmensgröße korreliert nicht zwingend mit dem Integrationsgrad von Travel- und Flottenmanagement.
Noch Luft nach oben
Den Studienergebnissen zufolge steigt die Zahl der Unternehmen weiter, die Fuhrpark- und Geschäftsreisesteuerung unter einem Dach bündeln. Von 2007 bis 2013 ist dieser Anteil laut einer Analyse des VDR (Verband Deutsches Reisemanagement) von einem Viertel auf ein Drittel aller Unternehmen gestiegen. Mittlerweile managt nahezu die Hälfte der Firmen Geschäftsreisen und Fahrzeugflotten gemeinsam. Über 20% derjenigen, die noch getrennte Bereiche unterhalten, planen eine Integration spätestens in den kommenden drei Jahren. In den meisten Fällen ist das Mobilitätsmanagement organisatorisch im Einkaufs- oder Finanzressort angesiedelt. Bemerkenswert ist allerdings, dass gerade in diesen Bereichen die Hälfte nach eigenen Angaben (noch) keine Synergien aus der Kombination beider Themenfelder erschließt. Üblicherweise haben besonders kaufmännische Einheiten hierauf einen Fokus.
Kooperation und Integration
So unterschiedlich sich Reifegrad und Integration darstellen, den Weg zur gemeinsam gemanagten Unternehmens-Mobility haben in den meisten Fällen organisatorische und prozessuale Hürden erschwert. Die Praxis zeigt aber auch, dass bereits eine gute Kooperation von Travel- und Flottenmanagement eine Vielzahl an Synergien und Vorteilen für die Unternehmen bringen kann. Und das auch ohne eine unmittelbare Anpassung der Organisation. So ist z.B. mit einer gegenseitige Transparenz über Kosten(treiber) und Prozesse bereits ein wichtiger Grundstein für die Optimierung gelegt. An seine Grenzen stößt ein solches Modell allerdings, wenn Interessen und/oder Zielvereinbarungen der einzelnen Bereiche konkurrieren.
Prozesse als Treiber sehen
Die in der Studie gemachten Angaben über erreichte Kostensenkungen belegen, dass wirtschaftliche Synergien durch ein gemeinsames Management von Travel und Fahrzeugflotte bei allen Größen von Unternehmen möglich sind. Dennoch hat sich gezeigt, dass diese bisher nicht der Haupttreiber für eine Integration war. Nicht selten waren es personelle oder organisatorische Veränderungen aus denen eine Zusammenlegung resultierte. Mit dem Hintergrund, dass die Themen doch irgendwie verwandt sind.
Andere Studien prognostizieren, dass der Mobilitätsbedarf in Unternehmen weiter zunimmt und die häufig aufwendigen Reiseplanungs- und -buchungsprozesse einem integrierten End-to-End Ablauf für Mobilität weichen müssen. Eine prozessuale Integration also, die eine effiziente Organisation und Durchführung des Transports von A nach B für den Mitarbeiter erlaubt.
Deshalb werden sich Unternehmen, die die Bedürfnisse ihrer Reisenden und Fahrzeugnutzer ernsthaft in die Gestaltung der mobilitätsbezogenen Prozesse einfließen lassen, früher oder später dem Trend zum Mobilitätsmanagement folgen. Die wirtschaftlichen Synergien wie bessere Einkaufskonditionen, höhere Auslastung vorhandener Fahrzeugpools etc. sind dann die logische Konsequenz.